• планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;
• распределение времени презентации по ее основным мероприятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после выступления основных докладчиков);
• определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;
• подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;
• подготовка основных докладчиков, написание и редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;
• техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудиовидеоаппаратура, синхронный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);
• подготовка для распространения во времени презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным участникам;
• подготовка культурно-развлекательной программы для участников презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т. п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т. п.) и других мероприятий.
Важным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются конференции.
Конференции бывают внутрифирменными, отраслевыми, межотраслевыми, региональными, общенациональными и международными. Они могут носить чисто научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых различных сферах – научно-технической, экономической, природоохранной, демографической, медицинской, образовательной, политической и др. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.
Любая конференция является комплексным мероприятием ПР, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникаций, как:
• церемония открытия;
• посещение объектов;
• проведение выставок и презентаций;
• подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламным материалов;
• проведение деловых встреч и др.
Правильная подготовка и проведение конференций – это, как правило, объемная и кропотливая работа. В организациях и на предприятиях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются специалисты названных подразделений. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений фирмы.