• подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, бэкграундеры, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов и др.);
• подготовка и издание специальных сборников с тезисами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т. д.;
• разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;
• подготовка ПР-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего – выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).
3.2
ЦЕРЕМОНИИ ОТКРЫТИЯ, ДНИ ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ И ПРИЕМЫ В СИСТЕМЕ СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
Торжественная церемония открытия может быть связана с одним из следующих событий в деятельности предприятия или организации:
• завершение строительства и ввод в эксплуатацию какого-либо производственного или социально-культурного объекта;
• начало производства новой продукции или оказания новой услуги;
• открытие представительства или филиала компании в новом регионе;
• начало работы крупной экспозиции или выставки достижений компании за определенный период времени;
• запуск нового проекта в образовательной, экологической, гуманитарной и других областях.
Правильно организованная церемония открытия предполагает участие в ней представителей всех категорий общественности той или иной компании: собственных сотрудников, внешних акционеров, кредиторов, инвесторов, местной администрации, поставщиков, потребителей и даже конкурентов.
Положительный резонанс в СМИ о проведении церемонии открытия оказывает существенное влияние на деловой имидж фирмы и приводит к повышению ее конкурентного статуса, поскольку свидетельствует о постоянном развитии компании и имеющихся у нее возможностях роста.
Одновременное участие в церемонии открытия руководителей, специалистов и работников компании улучшает внутреннюю корпоративную культуру, сплачивает и дисциплинирует коллектив, позволяет полнее раскрыть и использовать его творческий потенциал в интересах компании.