На церемонию открытия приглашаются, как правило, представители местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и представителей различных инициативных групп. Организаторам церемонии открытия целесообразно позаботиться о том, чтобы на ней присутствовало лицо, представляющее интерес для широкой общественности (видный политик или общественный деятель, бизнесмен, государственный чиновник, артист, писатель, спортсмен, телеведущий и др.).
Присутствие государственных деятелей и руководителей местной администрации на церемонии открытия придает ей большую официальность и значимость. В этом случае у организаторов церемонии и руководителей открываемого объекта появляется редкая возможность заручиться поддержкой властей и договориться о формах и размерах дальнейшего сотрудничества и оказания необходимой помощи.
В случае приглашения на церемонию открытия известных артистов, спортсменов и т. п. организаторы должны быть готовы к оплате (иногда даже почасовой) их присутствия на данном мероприятии. Подобный сложившийся порядок нередко существенно влияет на состав и количество известных лиц, приглашаемых на торжественную церемонию открытия того или иного объекта.
Необходимо также подчеркнуть, что состав приглашенных лиц в определенной степени влияет на заинтересованность представителей СМИ в освещении церемонии открытия.
Наконец, количество и статус приглашенных лиц определяют уровень расходов организаторов церемонии открытия на их размещение, питание, охрану, транспортное обслуживание и др.
В дополнение к изложенному следует отметить, что подготовка и проведение церемонии открытия того или иного объекта должны предусматривать:
• разработку программы мероприятия, ее тиражирование и распространение среди участников церемонии;
• подготовку сценария и проведение необходимой репетиции церемонии открытия;
• подготовку и распределение информационно-рекламных материалов с достаточно полной характеристикой открываемого объекта;
• приглашение представителей СМИ на церемонию открытия и последующее освещение этого события в газетах, журналах, по радио и на телевидении;
• создание необходимых условий для работы приглашенных журналистов и репортеров.
Достаточно эффективным инструментом коммуникативной политики компании являются дни открытых дверей.