• отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для проведения приема и обслуживания гостей.
В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных фильмов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных дополнительных затрат со стороны организаторов приема.
Основными разновидностями представительских приемов являются:
• дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);
• вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.);
• неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч).
Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамках обычной ежедневной работы компании по организации и поддержанию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудники собственной службы по связям с общественностью, руководители и специалисты других внутрифирменных подразделений.
Текущие приемы целесообразно проводить в специально оборудованном помещении или подготовленном офисе фирмы. Желательно, чтобы это помещение было изолированным, – во избежание помех при проведении переговоров и для обеспечения необходимой степени конфиденциальности.
Организаторы текущих приемов должны установить точную дату, время начала и продолжительность данного мероприятия, обеспечить подготовку необходимых информационных материалов, обучение персонала деталям протокола, соблюдение в ходе приема норм деловой этики, сложившейся корпоративной культуры и фирменного стиля.
3.3
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПУБЛИЧНЫХ ВЫСТУПЛЕНИЙ И ТЕЛЕФОНА ДЛЯ ПОДДЕРЖАНИЯ СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
Публичные выступления широко используются как самостоятельное и довольно эффективное средство установления и поддержания информационных связей компании с различными категориями общественности. Кроме того, публичные выступления всегда сопровождают комплексные ПР-мероприятия. Руководителям предприятий и организаций, ведущим специалистам различных отделов и служб, работникам внутрифирменных подразделений по связям с общественностью часто приходится публично выступать перед разными аудиториями во время проведения всевозможных презентаций, церемоний открытия, приемов, на пресс-конференциях, в ходе проведения деловых встреч, переговоров и т. п.