Приемы обычно проводятся в следующих случаях:
• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегацией), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т. п.;
• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, презентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количества представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т. д.;
• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;
• наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;
• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно связанного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие различными категориями общественности.
В перечисленных случаях организуются, как правило, представительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.
Основными целями проведения представительских приемов могут быть:
• налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу;
• расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности;
• формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании во внутренней и внешней среде ее функционирования.
• Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ:
• определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и отдельных лиц);
• подготовка и рассылка специальных приглашений представителям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии;
• разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов;
• написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;
• составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;
• подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема;