По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано немедленно вернуть доверенность.
В качестве представителя, действующего на основании доверенности, может выступать юридическое лицо.
Общие правила оформления и использования доверенности установлены в главе 10 ГК РФ.
В хозяйственной деятельности наиболее распространены доверенности на получение имущественных ценностей.
Для получения товаров, материалов и готовой продукции организации выдают работникам доверенности по одной из унифицированных форм: № М-2 «Доверенность» или № М-2а «Доверенность» (утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а). Не допускается выдача доверенностей по этим формам лицам, не работающим в организации. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, 15 дней, но не более календарного месяца.
Можно ли выдавать товарно-материальные ценности, если в форме № М-2 (М-2а) заполнены не все предусмотренные реквизиты? С точки зрения гражданского законодательства не все сведения, предусмотренные этими формами, «равноценны». Например, информация о банковском счете имеет второстепенный характер. А вот подпись главного бухгалтера организации, выдавшей доверенность, обязательна. Тем не менее наличие любых незаполненных полей или применение неунифицированной формы может повлечь санкции при налоговой проверке. В качестве основания для получения материальных ценностей указывается наименование, номер и дата документа (договор, предоплата по счету поставщика и др.).
При выдаче представителю (уполномоченному лицу) имущественных ценностей доверенность отбирается. Доверенность удостоверяет, что представитель совершил действия от имени представляемой организации.
При систематических отгрузках доверенность может быть направлена представляемым лицом непосредственно поставщику. В ней сообщается о представителях, приводятся образцы штампов и подписей материально ответственных уполномоченных лиц. Тогда на получение каждой партии оформлять отдельную доверенность не требуется.
Иногда представитель приезжает без доверенности, но имеет при себе печать организации. Такой вариант допускается. Это означает, что организация доверила своему представителю печать, которой он заверяет личную подпись. Тем самым удостоверяется получение ценностей организацией.