Существуют три группы наличных расходов подотчетного лица:
1) от лица компании – при платежах контрагентам на основании доверенности, выданной компанией.
В этой ситуации менеджер получит от контрагента комплект документов на имя компании. Среди них – квитанция к приходному кассовому ордеру, удостоверяющая получение денег контрагентом. В поле «Принято от» этой квитанции должны быть указаны наименование доверителя, а также фамилия и инициалы подотчетного лица согласно доверенности, например: «Принято от ООО «Гулливер» через Громова М.А.».
Если же продавец – физическое лицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, то получение денег он удостоверяет распиской;
2) обезличенные – в розничной торговле или в сфере оказания потребительских услуг населению.
В этом случае менеджер получит кассовый чек, а к нему – расшифровку затрат в виде товарного чека. (Расшифровку может содержать и сам кассовый чек.) Если продавец товаров вправе работать без применения кассового аппарата, то достаточно товарного чека. Если менеджеру оказана услуга, то оплата может быть подтверждена «безымянным» бланком строгой отчетности;
3) от имени подотчетного лица – при оказании гражданину услуг.
Эти расходы менеджера удостоверяются бланком строгой отчетности, в котором будет указана его фамилия. Например, персонифицированы бланки, удостоверяющие хранение автотранспортных средств на платных стоянках, проживание в гостинице.
В итоге затраты подотчетного лица удостоверяются оправдательными документами:
▪ квитанциями к приходному кассовому ордеру (ПКО);
▪ чеками ККМ;
▪ товарными чеками;
▪ бланками строгой отчетности (БСО);
▪ расписками граждан в получении денег.
Оправдательными документами также являются различные билеты (на транспорт, выставки и др.), но они относятся либо к чекам ККМ, либо к БСО.
Какие нюансы наличных расчетов необходимо поставить на контроль?
Расчеты наличными деньгами от лица компании с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора допускаются в пределах 100 000 руб. Предельный размер наличных расчетов установлен указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.
Нарушение этого требования грозит административным наказанием – налагается штраф в размере: на компанию – от 40 000 до 50 000 руб.; на ее должностных лиц – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса Российской федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ)).