Бухгалтерский учет ведется на основании документов об отдельных хозяйственных операциях. По сути, бухгалтерия начинается с журнала хозяйственных операций. Записи в этом журнале производятся только при наличии необходимых документов. Первичные учетные документы – основа бухгалтерского учета. Их называют также оправдательными документами. В отсутствие первичных документов бухгалтер не вправе зарегистрировать хозяйственную операцию. Такие правила установлены Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон «О бухгалтерском учете»).
Фрагмент журнала хозяйственных операций характеризует работу бухгалтера. Графы 5 и 6, именуемые дебет и кредит, показывают номера участков бухгалтерского учета, на которых в связи с выполненными операциями происходят изменения. Такие участки называются счетами. Но их нумерация к компетенции менеджера не относится. Вникать в корреспонденцию счетов ему совершенно необязательно. Бухгалтерская запись каждой операции на двух счетах называется проводкой. Но больше нигде в этом пособии вы не встретите бухгалтерских проводок! Зато содержание граф 1–4 связано с работой менеджера.
Читатель может возразить, что его бухгалтерия не ведет подобный журнал. Однако форма записи не влияет на суть учетной регистрации. Если бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом, то компьютерная программа формирует аналогичный журнал в электронном виде.
Дело не только в том, что на каждую операцию бухгалтерии нужен оправдательный документ. Такой документ должен быть составлен правильно, в надлежащей форме. А если он не отвечает требованиям законодательства, то не может быть использован бухгалтерией.
Бухгалтерский учет хозяйственных операций ведется на основании первичных учетных документов. Документы, составленные с нарушением нормативных требований, не могут быть приняты к учету.
На основании данных бухгалтерского учета формируется бухгалтерская отчетность организации. В итоге оказывается, что в отсутствие первичных документов бухгалтерская отчетность (см. раздел 6) не может считаться достоверной.
Такие же требования предъявляет к документам и налоговое законодательство. Основной закон о налогах – Налоговый кодекс Российской Федерации (далее – НК РФ). Например, на основании ст. 169 НК РФ счета-фактуры продавцов, составленные с нарушением нормативного порядка, не могут быть использованы компанией-покупателем для уменьшения налоговой нагрузки по налогу на добавленную стоимость. А ст. 252 НК РФ указывает, что расходы по налогу на прибыль должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вот почему бухгалтеры так внимательно относятся к оформлению документации.