3. База-склад и база-офис.
База склад-офис работает с помощью программы Access и содержит всю информацию о движениях товара и денег в компании. Так же, как и клиентская база, она имеет первостепенное значение для слаженной и правильной работы офиса.
4. Интернет.
Офисный интернет должен выполнять функцию обмена рабочей информацией и рабочего общения. Не забывайте, что вся остальная деятельность, производимая с помощью интернета, приводит к рискам.
5. Принтер.
С помощью принтера вы сможете распечатывать различные документы, накладные, прайс-листы. Выбирая принтер в магазине, не гонитесь за дешевизной, иначе уже через месяц вам придется покупать новый. Остановите свой выбор на лазерной модели не дешевле 10 000 рублей.
Некоторые офисные документы значительно выгоднее печатать в типографии тиражом от 500 шт. Для этого обзвоните несколько типографий или копировальных центров и найдите организацию, которая устроит вас и финансово, и территориально.
В кратчайшие сроки найдите центры обслуживания и ремонта для каждой единицы офисной техники, чтобы в случае возникновения поломок вы могли быстро устранить неполадки.
Кадровая структура бизнеса
Вы как руководитель должны четко и ясно понимать кадровую структуру своего бизнеса, четко ранжировать сотрудников по служебным обязанностям, ответственности и степени власти. Без этого ваш бизнес не сможет нормально существовать и развиваться.
Постройте вертикаль власти, исходя из опыта работы и образования сотрудников.
Создавая кадровую структуру, вы должны понимать, кто и чем должен заниматься и за что отвечать.
Обязанности директора (руководителя):
• выдача ресурсов;
• осуществление контроля;
• оказание помощи;
• разработка и внедрение новых способов работы;
• управление;
• мотивирование;
• обучение;
• финансы;
• организация рабочего процесса;
• награждение;
• наказание;
• внеофисная работа.
Наполните свой офис разноплановыми сотрудниками.
1. Постоянные сотрудники:
• секретарь;
• кладовщик;
• уборщица;
• бухгалтер;
• охранник.
Все расчеты производите только через кассу. Принимайте наличные деньги у дистрибьюторов не лично, а с помощью другого ответственного лица. Сделайте так, чтобы все сотрудники видели вашего бухгалтера. Этим вы покажете, что у вас все работает официально и законно.
За один день вряд ли вы сможете найти полностью преданного вам человека. Сделать это достаточно нелегко. Поэтому периодически проверяйте и контролируйте материально-ответственных сотрудников, специально создавайте сложные ситуации, в которых они будут самостоятельно искать выход и правильные решения.