• достоинство команд сортировки и фильтрации в том, что они просты в применении и выполняются быстрее, чем запросы;
• первый недостаток сортировки и фильтрации: сохранить можно только последнюю установленную сортировку и последний использованный фильтр. Все другие сортировки и фильтры придется всякий раз определять заново. Исключение составляет расширенный фильтр, который, по сути, является запросом. Между тем любой запрос можно сохранить и многократно исполнять по мере необходимости;
• другой недостаток сортировки и фильтрации: работа только с одной открытой таблицей. Запрос же может извлекать данные из нескольких таблиц и запросов, и при этом не требует, чтобы они были открыты.
Запрос и базовая таблица, из которой он извлекает данные, связаны между собой. Если меняются данные в таблице, то модифицируется соответствующим образом результат выполнения запроса. И, наоборот, при корректировке данных в результатах запроса записи в базовой таблице также меняются.
☞ Примечание. Следует знать, что в базе данных хранятся не результаты выполнения запросов, а лишь предписания описывающие, какую информацию надо извлечь из таблиц и какие вычисления необходимо осуществить. Запросы следует воспринимать как виртуальные таблицы базы данных. Чтобы подчеркнуть различие таблиц и запросов, применительно к обычным таблицам базы данных применяют термин «базовая таблица».
В Access существуют следующие типы запросов на выборку:
• однотабличный запрос. Выбор подмножества данных из одной таблицы (выбор полей и выбор записей, удовлетворяющих заданным условиям);
• многотабличный запрос. Выбор данных из нескольких связанных между собой таблиц;
• запрос с параметром. Выбор записей по заданному значению некоторого поля (параметра). Это значение запрашивается с экрана у пользователя. Параметров может быть насколько;
• итоговый запрос. В таком запросе выполняются статистические расчеты;
• запрос с вычислениями. Это запрос, в котором определены поля, значения которых вычисляются на основе значений других полей таблиц;
• перекрестный запрос. Используется для просмотра, но не изменения данных. Результаты представляются в формате, подобном электронной таблице, что упрощает сравнение и анализ данных;
• запрос на выборку повторяющихся записей.