БРИФ на организацию Новогоднего корпоративного вечера:
1. Место, время, хронометраж мероприятия
2. Количество человек. Из них сотрудники, приглашённые гости. Средний возраст.
3. Порядок тостов/протокол (не более 10)
4. Тематика вчера
5. Требования к ведущему (язык, возраст, жанр)
6. Требования к музыкальному наполнению вечера
7. Организация звуковой аппаратуры да/нет
8. Организация световой аппаратуры да/нет
9.Организация выступления музыкальной группы да/нет
10. Проведение вручения грамот/премий/наград от руководства да/нет
11. Проведение праздничной лотереи от руководства да/нет
12. Выступление танцевального коллектива да/нет
13. Выступление музыканта-инструменталиста (саксофон, скрипка, аккордеон) да/нет/выбор
14. Выступление артистов оригинального жанра (фокусник, оригинальный танец, цирковой номер) да/нет/выбор
15. Специальное шоу (песочное шоу, лазерное шоу, огненное шоу на улице, шоу теней, танцевальное шоу чернокожих артистов, шоу цыган) да/нет/выбор
16. Использование экрана (фильм-отчёт, шуточный фильм-поздравление, слайд шоу) да/нет/выбор
17. Аниматоры на встречу гостей (леди фуршет, шоу на ходулях, аниматоры-звёзды, аниматоры-девушки в тематических костюмах) да/нет/выбор
18. Фото/видео – да/нет/выбор
19.Оформление (баннер, цветы, шары, ленты) да/нет
20.Салют, фейерверк – да/нет/выбор
21. Дополнительные пожелания.
Разумеется, пункты брифа можно менять в зависимости от направленности и формата мероприятия. То есть на свадьбу или юбилей вопросы брифа будут отличаться.
После обработки брифа, и в случае когда вопросы решились быстро по телефону, я сразу высылаю заказчику смету с лёгким завышением количества опций. При этом я пишу, что в смете возможно убирать и добавлять позиции на усмотрение заказчика. Смету я делаю в программе Exel в виде таблицы и подвожу общую сумму в нижней строке таким образом, чтобы убирая ненужные строки заказчик видел, как уменьшается общая сумма. Если будете делать так же, обязательно оговоритесь и устно и письменно, что смета не финальная и её можно править! Ещё обязательно обозначьте, что ведение мероприятия – это одна работа, а функции организатора – совсем другая, которая оплачивается отдельно. Как правило, за это агентства устанавливают стандартную ставку 10% агентского сбора, реже 15, но не более 20. Но мне встречались случаи, когда за такую работу оговаривалась фиксированная ставка. Тут, как говориться, дело Ваше.