Данные налоговыми агентами по каждому налогоплательщику – физическому лицу заносятся ежемесячно исходя из всех произведенных выплат.
Доходы, определяемые в соответствии со ст. 217 НК РФ как доходы, не подлежащие налогообложению, независимо от суммы таких доходов в налоговой карточке не отражают-
Также не учитываются суммы, удержанные из заработной платы (иного дохода) налогоплательщика по его распоряжению либо по решению суда или иных органов (например, алименты, суммы возмещения вреда и пр.), так как они не влияют на расчет налоговой базы и вычитаются из дохода уже после удержания НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).
Следует отметить, что если налогоплательщик работает по совместительству в нескольких организациях или он в течение года сменил место работы, то налоговый агент в своей налоговой карточке указывает только те доходы, которые выплачивает именно он (абз. 3 п. 3 ст. 226 НК РФ).
Доходы (расходы, принимаемые к вычету налоговыми агентами) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Центрального банка РФ, установленному на дату фактического получения доходов (на дату фактического осуществления расходов) (п. 5 ст. 210 НК РФ).
Налоговые карточки можно вести как на бумажных носителях, так и в виде электронной информации на магнитных носителях с возможностью вывода на бумажный носитель (письмо Минфина РФ от 10 июля 2006 г. № 03-05-01-04/206). Однако и в том и в другом случае нужно обеспечить сохранность данных в течение 4 лет (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Бывают случаи, когда налоговые агенты не ведут учет доходов физических лиц и сумм исчисленного с таких доходов НДФЛ. Здесь необходимо отметить, что само по себе отсутствие такого учета не влечет налоговой ответственности. Однако налоговые органы могут затребовать документы, содержащие такие сведения, при проведении налоговой проверки. Поэтому в случае непредставления в установленный срок либо отказа от представления запрашиваемых документов, а также в случае грубого нарушения правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения налоговые агенты привлекаются к налоговой ответственности. Более подробно вопросы налоговой ответственности налоговых агентов рассмотрены в разделе «Налоговые агенты и их ответственность».