• приказ об удержании подотчетной суммы из заработной платы работника должен быть составлен не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
• необходимо письменное согласие работника на удержание невозвращенной подотчетной суммы из его заработной платы.
В том случае, если и когда указанные условия соблюдены, выписывается приходный кассовый ордер на сумму/часть суммы невозвращенного аванса, по которому и взыскивается (удерживается) подотчетная сумма.
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 % заработной платы, причитающейся работнику.
В тех случаях, когда подотчетная сумма не была вовремя возвращена в кассу предприятия, на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:
В Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей»
с Кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Если невозвращенная вовремя подотчетная сумма удерживается из заработной платы сотрудника, делается бухгалтерская запись следующего содержания:
В Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
с Кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей».
Если удержание невозвращенной подотчетной суммы из заработной платы сотрудника не представляется возможным, то бухгалтерская проводка будет следующей:
В Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
с Кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей».
Таким образом, при приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет, необходимо руководствоваться следующим:
• соблюдать лимит расчетов наличными деньгами, установленный указанием ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
• осуществлять выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия при неукоснительном соблюдении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. № 40;
• требовать от подотчетных лиц своевременного составления авансовых отчетов по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».