1. электронный журнал должен быть интегрирован со всеми основными элементами системы управления обучением – расписанием очных занятий, домашними заданиями, электронными курсами, тестами, списочным составом групп и т.п.;
2. система управления обучением обязательно должна включать в себя информацию о содержании индивидуального плана обучения каждого студента (т.е. сведения о количестве и продолжительности учебных дисциплин в разрезе каждого обучаемого). Данный пункт требуется для обеспечения управленческой полноты электронных журналов успеваемости, т.к. успешное освоение одинакового набора учебных дисциплин несколькими студентами одной группы еще не означает выполнения каждым из них собственной учебной программы, составленной индивидуально. Особенно актуальным данный пункт становится для «дисциплин по выбору» (факультативов) и сетевых форм обучения (когда освоение учебной программы происходит на базе нескольких кафедр ВУЗа или даже нескольких учебных заведений);
3. в локальных актах учебного заведения должна быть утверждена (легализована) система электронного документооборота, устанавливающая для определенных видов документов приоритетной электронную форму создания, хранения и обработки. В противном случае электронные журналы становятся вместо палочки-выручалочки – обузой для преподавателя, которому необходимо вести еще одну учетную форму: электронную параллельно с бумажной, т.е. выполнять двойную административную работу. Надо ли комментировать, что человеку свойственно стремиться всячески избегать лишней работы? Поэтому большинство попыток внедрения электронных журналов без выполнения этого пункта – заранее обречены на провал!
При выполнении трех вышеперечисленных условий открываются огромные возможности онлайн администрирования учебного процесса. Например, такие:
• мгновенное формирование аналитических данных о достигнутых учебных результатах в разрезе студента, учебной группы, учебной дисциплины или преподавателя за любой требуемый промежуток времени;
• автоматический допуск/ не допуск к аттестации обучаемого на основании учебной статистики, в том числе с учетом реальных и плановых сроков выполнения учебной программы;
• печать необходимых отчетных документов (например, экзаменационных ведомостей) – в тех случаях, когда документооборот не полностью переведен в электронную форму.