Поэтому представленная ими информация являет собой сырой, не систематизированный должным образом материал, который к тому же может быть и ошибочным. Все это ведет к частым опозданиям, нарушениям сроков, что сужает временные рамки всей подготовки к переговорам и вынужденно сокращает план подготовки к ним. В этом плане указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители и, конечно, сроки.
План систематизации и отбора рабочих материалов определяет структуру организации собранного материала и критерии его отбора. При этом структура и критерии – понятия, естественно, растяжимые.
План изложения по времени определяет рамки рабочего плана переговоров. Основой служит время, оговоренное при назначении встречи; время переговоров, конечно, не в полном объеме теперь распределяется на отдельные фазы и элементы беседы. Этот план пересматривается чаще других; при его составлении необходимо соблюдать чувство меры.
Рабочий план устанавливает структуру переговоров в целом с учетом имеющегося времени. Устанавливаются также принципы и способы разработки самого плана их проведения.
Согласование планов становится особенно важным в случае каких-либо изменений в ходе подготовки к переговорам, если они влияют на другие операции по подготовке.
План использования вспомогательных средств предусматривает включение отдельных технических средств в процесс проведения переговоров.
План приспособления к собеседникам и обстановке учитывает потенциальные требования и намерения наших оппонентов, а также особенности обстановки, в которой будут проходить переговоры. Такой план позволяет привести все это в соответствие с нашими задачами.
И последний план – план тренировки – предусматривает разработку программы репетиций переговоров.
1.1.3. Структура переговоров
Переговоры состоят из пяти фаз:
1. Начало – фаза I.
2. Передача информации – фаза II.
3. Аргументирование – фаза III.
4. Опровержение доводов собеседника – фаза IV.
5. Принятие решений – фаза V.
Любые переговоры опираются на знание таких дисциплин, как психология, риторика, социология, а также на профессиональные знания.
Лицам, ведущим переговоры, следует придерживаться такой структуры, хотя это не всегда возможно. Иногда приходится изменять очередность, иногда выпадает целая фаза (например, если у нас нет аргументов, то мы пропустим фазу аргументирования). Конечно, самая важная – последняя фаза, фаза принятия решений. Практически все остальные фазы по отношению к последней являются подготовительными и, следовательно, подчиненными.