Ключевые вопросы при планировании закупок в компании
Вот главные вопросы, которые задает руководитель отдела закупок (или специалист, который рассчитывает на карьерный рост, развитие):
• Зачем это нужно закупать?
• Почему нужно закупать именно это?
• Почему это нужно закупать именно в таком объёме?
• Почему это нужно закупать именно по такой цене?
Такие вопросы нужны и для среднесрочного, и для операционного планирования.
Поэтому их закупщик должен задавать, не дожидаясь, пока руководство укажет ему на какие-то неудовлетворительные моменты.
Осознанные ответы на эти четыре вопроса помогают избежать многих ошибок.
Часто главные ошибки в закупочной стратегии или просто локальных решениях в рамках этого направления связаны с неверной расстановкой приоритетов. Вот распространенные последствия, которые так или иначе знакомы практически каждой компании:
– Много сил тратим на второстепенные задачи
– Мало внимания стратегическим вопросам
– Слабая операционная деятельность
– Подводят партнеры
Подходы к расстановке приоритетов в закупочной деятельности
Как и в любых других бизнес-процессах компании, в закупках оптимально использовать следующие подходы:
1)Матрица Эйзенхауэра:
Распределение дел/задач/SKU по принципу соотношения важности и срочности:
1. Срочное и важное
2. Несрочное и важное.
3. Срочное и неважное.
4. Неважное и несрочное.
2)Принцип Парето.
«Золотой принцип» 20/80 универсален и применим, в том числе, и в том виде деятельности.
3)Специальный подход.
Его я предлагаю основывать на оценке важности степени участия конкретного специалиста в этом вопросе и оценке задействования других подразделений в какой-то задаче.
• Где все будет нормально без вашего контроля:
Что поставщики сделают хорошо без вашего контроля, что ему можно перепоручить.
• Где не обойдется без вашего контроля:
Как влияет данный вопрос/задача на реализацию стратегических целей компании.
• Как влияет на операционные задачи компании:
Данные задачи потянут за собой проблемы/задержки в работе других подразделений компании.
Разумеется, в каждой компании свои приоритеты и своя специфика, но можно выделить базовые направления, которые в 80% случаев на каждом предприятии являются наиболее значимыми:
1. Сокращение затрат благодаря сотрудничеству с поставщиками с низкими издержками, снижению доли брака