Excel для экономистов. 10 статей про отчеты, сверки, сопоставления - страница 2

Заполнить пустые ячейки в первом и втором столбце можно и вручную (если данных не много, то лучше так и сделать). Если данных много, то чтобы сэкономить время и избежать ошибок при ручном заполнении, можно применить следующие рекомендации.

Предварительно перенесем Поставщика 1 в строку с Накладной 1, выделим два первых столбца и нажмем клавишу на клавиатуре F5 и кнопку «Выделить…»

Рис. 3

В открывшемся диалоге выберем пункт «пустые ячейки».

Рис. 4

После всего проделанного пустые ячейки, которые требуется заполнить, будут выделены:

Рис. 5

Далее в ячейке под «Накладная 1» ставим знак «=», нажимаем на клавишу на клавиатуре стрелка вверх (в строке формул будет отражаться ссылка на ячейку, содержащую «Накладная 1»).

Рис. 6

Чтобы скопировать формулу во все выделенные ячейки, нажимаем сочетание клавиш Ctrl + Ввод. В результате получаем таблицу:

Рис. 7

Больше активная формула в этих ячейка нам не нужна, и ее нужно заменить на «значение» (чтобы избежать случайного изменения данных при работе с таблицей). Чтобы формулы в столбцах А и В заменить на значения, выделяем эти столбы полностью, нажимаем правую кнопку мыши и выбираем пункт «Специальная вставка» и пункт «значения».

Рис. 8

Если в столбцах А и В оставить формулы, то следующие преобразования могут привести к таким ошибкам (в этом случае нужно отменить последние действия, вернуть таблицу к состоянию, когда вся информация заполнялась правильно и заменить формулы на значения):

Рис. 9

3) Далее убираем из таблицы ненужные строки. На этом этапе уже можно сделать для будущей таблицы «шапку». Установим на этой «шапке» фильтр и в столбце «Материалы» выделим пустые строки. После чего эти строки нужно будет удалить.

Рис. 10

После чего снимаем фильтр и получаем следующую таблицу:

Рис. 11

Данные формата таблицы уже позволяет работать с фильтрами, но форматы чисел не позволяю использовать формулы, так как это не числа.

4) Преобразуем форматы чисел, чтобы можно было работать с формулами.

Выделяем ячейки «Кол-во» и «Цена», в левом верхнем углу должен появиться значок с восклицательным знаком.

Рис. 12

Нажимаем на значок с восклицательным знаком и выбираем пункт «Преобразовать в число». После этого с цифрами в столбцах «Кол-во» и «Цена» можно будет работать: складывать, делить, умножать и использовать более сложные формулы.