Время использования. На составление целевого плана для большого проекта уходит около двух часов работы команды. В более мелких проектах, где такой план представлен перечнем с вариантами выбора, на подготовку уходит максимум 15 минут.
Выгоды. Ценность целевого плана связана с заказчиком, командой и участием в управлении. План показывает заказчику, что совместная работа команды направлена на удовлетворение обозначенных им нужд, и способствует формированию ориентированной на потребителя структуры проекта и иерархической структуры работ. Здесь вклад заказчика воспринимается не как вспомогательный и незначительный (как часто бывает), а как основной. Кроме того, целевой план позволяет команде тщательно спланировать встречи с заказчиком, прежде чем затрачивать время и деньги на их осуществление, а также помогает вовлечь менеджеров и прочих организаторов в процесс уточнения основных требований заказчика. Чтобы действительно понять важность плана, представьте, что его нет: в этом случае повышается вероятность установки рамок проекта, отличных от потребностей заказчика, их последующего изменения и задержки проекта.
Преимущества и недостатки. К преимуществам целевого плана относятся:
• простота. Интуитивный характер и простая структура делают план понятным, что важно при его реализации;
• обучение. План помогает обучить членов команды, прежде не имевшие опыта общения с заказчиком.
В числе недостатков можно назвать:
• запутанность. Формат инструмента иногда провоцирует путаницу: из-за ограничения времени общения объем информации может существенно сократиться, и пропадут важные сведения;
• тривиальность. Ошибочное убеждение в том, что все известно, может препятствовать работе над целевым планом, создавая тем самым риск скатывания проекта к банальности.
Вариации. Вариантами целевого плана будут дополнительные цели или намерения вашего проекта [2], таблица намерений.
Адаптация целевого плана. Мы описали лишь общие черты данного инструмента, разработанного для удовлетворения потребностей разных пользователей. Чтобы получить больший эффект, необходимо адаптировать целевой план для конкретного проекта. Ниже мы перечислим некоторые способы такой адаптации.
Целевой план представляет собой план действий на встречах с заказчиками. Возможно, наиболее подходящее время для его формирования – начало проекта, одновременно с созданием детализированного представления проекта при помощи иерархической структуры работ. Как в крупных, так и в мелких проектах целевой план предоставляет главную роль заказчику. Это позволяет команде запланировать и провести несколько встреч с заказчиком, прежде чем затрачивать время и деньги на реализацию проекта. Адаптация целевого плана к требованиям определенного проекта позволяет увеличить выгоду от его использования (см. врезку «Проверка целевого плана»).