Заметим, что многие вопросы уже были обозначены во время мозгового штурма при выяснении тем. Теперь, зная три наиболее важные темы, мы можем оценить, каких вопросов не хватает. Это полезно для составления ясного и полного списка. Как правило, в одну тему может входить от пяти до десяти ключевых и дополнительных вопросов. Ключевые вопросы должны быть записаны в середине, а дополнительные – в первой части рекомендаций для переговоров (см. рис. 4.5). Результативность такой работы полезно проверить в ролевой игре: один участник команды задает остальным вопросы из рекомендации. Подтверждение правильного выбора вопросов не задействованными в проекте людьми также является выигрышной тактикой. Это поможет команде более точно сформулировать вопросы и оценить последовательность тем.
Использование рекомендаций для переговоров
Когда использовать. Наиболее подходящее время для написания рекомендаций наступает сразу после составления выборки и до того, как произошла первая встреча. Очевидно, что крупные проекты будут нуждаться в более формальных и структурированных рекомендациях, в то время как небольшие потребуют неформального подхода.
Время использования. Собрание команды проекта – наиболее эффективный путь для разработки рекомендаций. Мероприятие может занять около часа (при более сложных задачах – до двух часов).
Выгоды. Пущенная на самотек встреча с заказчиком, как правило, заканчивается обсуждением проблем, совершенно не относящихся к проекту. В таком случае интервью с заказчиком не будет ни диалогом, ни дискуссией. Задача рекомендаций для обсуждения – не допустить такого развития событий. Более того, они должны превратить интервью в конференцию, чтобы позволить заказчику озвучить свои требования и указать на темы, играющие важную роль (см. врезку «Искусство задавать вопросы»). В процессе составления рекомендаций команды расставляют приоритеты для тем и вынуждены потом общаться со всеми заказчиками, используя одинаковый набор вопросов. Это делает встречи более продуктивными и исключает возможность ухода от главной темы, что часто сопровождается обсуждением предметов, не играющих роли для проекта.
Вариации. Рекомендации для переговоров можно модифицировать, например представить их в качестве простого списка тем и подтем для обсуждения или сценария [2]. У организаций, исследующих рынок, есть собственные форматы, обычно называемые рекомендациями по темам.