Желательно заблаговременно подготовить стандартную подпись, что значительно сокращает время на подготовку писем, позволяет избежать «глупых» ошибок. Кроме того, в стандартной подписи можно указать много личных реквизитов, которые потом, при необходимости, уже в готовом письме можно сократить, например удалить номер телефона.
Примечание
Не путайте обычную подпись с цифровой подписью, которая служит для идентификации личности отправителя письма. Она создается специальной программой с помощью методов шифрования (часто с использованием алгоритма шифрования с открытым ключом – RSA (разработанного компанией Data Security). Эта подпись является эквивалентом традиционной подписи, а само письмо с такой подписью может служить доказательством в суде.
Электронное письмо может служить в качестве конверта для доставки корреспонденту какого-либо файла, например, документа Word, рисунка или программы. Для вложения файла в электронное письмо используется команда Вложить (Attach), которая существует во всех почтовых программах.
Чтобы присоединить к вашему письму файл, почтовая программа использует стандарт Интернета MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions – многоцелевое расширение почты Интернета), который определяет способ добавления присоединяемого файла к файлу письма (ранее использовался формат uuencode – Unix-to-Unix encoding). Также MIME определяет, какое приложение (программа) ответственно за открытие данного вложения, что позволяет автоматизировать процесс обработки входящей почты (но, к сожалению, это и путь проникновения троянских программ!). Идентифицируются следующие типы присоединяемой к сообщению информации: text, multipart, message, application, image, audio, video, которые могут сопровождаться различными параметрами, уточняющими формат файла. Например, application/msword – это присоединенный файл в формате MS Word. Некоторые типы MIME содержат в своем названии латинскую букву «х», означающую, что данный вариант не является стандартным, т. е. не утвержден комитетом IANA (Internet Assigned Numbers Authority).
Вкладывая файл в письмо, следует учесть, что он просто добавляется к письму и отправляется не в том виде, в каком находится на вашем винчестере, а преобразуется в особый формат. Дело в том, что электронная почта изначально была предназначена для пересылки только текстовых сообщений (с использованием латинского алфавита), поэтому вложенные файлы при добавлении к письму кодируются по определенному методу (чаще всего используется метод BASE64). Согласно этому методу ваш файл переводится из двоичного представления, где возможны все значения байтов от 0 до 255, в файл, в котором используются только печатаемые символы. Естественно, размер вкладываемого файла увеличивается – происходит "архивирование наоборот". Файл не сжимается, а увеличивается в размерах, но зато он может быть добавлен в тело письма.