Бюджет подготовки и проведения мероприятия нужно планировать заранее и быть готовыми к оптимизации и/или корректировке. Если вы знаете, что расходы на организацию не предусмотрены, то критически оцените внутренние ресурсы (количество людей в команде организаторов, штатный дизайнер, smm-специалист, технические специалисты) и технические возможности музея.
Точно сформулированная идея и представление об аудитории дает возможность составить список потенциальных партнеров и спонсоров мероприятия, подготовить для них презентацию, если это необходимо, представить идею и обосновать целесообразность сотрудничества. Юридическое оформление официального партнерства может занять некоторое время, поэтому важно продумать сотрудничество заранее.
До того, как начать подготовку своего мероприятия, просмотрите, пожалуйста, календарь профессиональных мероприятий в своей области2. Проверьте, не совпадают ли темы, предполагаемые даты и состав участников.
Представим, что вы точно знаете, о чем ваше мероприятие, для кого и почему оно важно. Теперь можно переходить к следующему шагу – составлению предварительного списка приглашенных экспертов.
Есть два способа: открытый прием заявок на участие (open call) или приглашение спикеров и экспертов от имени музея.
Для открытого приема заявок вам понадобится продуманная форма сбора информации об эксперте, в которой помимо контактов, могут быть вопросы о профессиональном опыте, участии в других мероприятиях, подробное описание условий участия и рекомендации по оформлению тезисов, презентации и дополнительных материалов.
Критерии отбора заявок нужно заранее обсудить с членами оргкомитета мероприятия. Важно договориться о том, кто принимает окончательное решение о подтверждении или отклонении заявки, подготовить шаблоны писем спикерам, которые прислали заявки.
Если вы приглашаете спикеров от имени музея, то полезным будет сначала составить список всех возможных экспертов. Организаторы подходят к составлению такого списка по-разному. Кто-то приглашает только известных в профессиональном сообществе экспертов, кто-то ищет новые имена и зовет экспертов из смежных областей. Можно объединить два подхода и вместе с коллегами составить большой список разных специалистов, которые могли бы выступить на нужную тему. Это поможет придумать небанальную программу, представить профессиональному сообществу и слушателям новые имена.