Документ с таким списком можно оформить как таблицу, в которой есть краткая информация о каждом эксперте, ссылки на его проекты, социальные сети, записи выступлений, адрес электронной почты, телефон, пометка о предпочтительном способе связи. Такая таблица может оказаться полезной в случае форс-мажора: вы сэкономите время на поиске нужного специалиста, если тот, с кем вы уже договорились, не сможет выступить.
А еще…
У оргкомитета должно быть четкое представление о форме будущих выступлений: отчеты о проделанной работе, разборы практических примеров, мастер-классы, ответы на вопросы слушателей, дискуссия, диалог профессионалов с противоположными точками зрения? Нужны ли презентации? Если да, то какие?
Чем лучше вы представляете желаемое содержание выступлений, тем легче будет обсуждать участие с приглашенными специалистами. Количество спикеров и модераторов на вашем мероприятии зависит от выбранного формата.
Каким может быть формат онлайн-мероприятия?
Любым. Главное, чтобы он соответствовал вашим целям, задачам и возможностям.
Например:
– Серия однодневных онлайн-семинаров (как, например, «АДИТ ДОМА – 2020»).
– Несколько дней онлайн-работы: одна-две часовых сессии в течение дня (III Семинар «Музейный пиар»).
– Инклюзивный онлайн-фестиваль («В присутствии всех», IV Международный инклюзивный фестиваль в ГМИИ им. А. С. Пушкина).
– Двухдневная конференция («Актуальные направления деятельности музеев» в Государственном историческом музее).
– 14-часовой марафон прямых эфиров в рамках музейного телевидения (московский Музей космонавтики).
О чем нужно подумать заранее, чтобы было легче выбрать подходящий формат онлайн-мероприятия?
– Продолжительность мероприятия и перерывов. Участникам важно отдыхать, а техническим специалистам – успевать настраивать и проверять трансляцию.
– Время начала выступлений. Это важно, если вы хотите, чтобы к мероприятию присоединились коллеги из разных часовых поясов. Расписание выступлений спикеров тоже можно составлять, опираясь на информацию об их часовых поясах, и предлагать удобные временные промежутки.
– Продолжительность отдельных выступлений. В онлайн-формате спикерам сложнее удерживать внимание участников, а слушателям – долго сосредотачиваться на «говорящей голове». Поэтому выступление должно быть не очень длинным и сопровождаться сменой деятельности. Можно провести блиц-сессию вопросов и ответов в чате, попросить слушателей высказать мнение, поделиться отзывами в сервисах онлайн-голосования.