Упрощенно 5S – это система, при которой каждая вещь в офисе располагается максимально рационально и всегда возвращается на место после использования. Если следовать этому правилу – потери будут минимальны.
Семь основных источников потерь в офисе, которые выявляет и устраняет система 5S:
1. Исправления и переделки. Чтобы что-то исправить или переделать, надо потратить время, энергию, а то и материалы. Задействовать оборудование и людей.
Сотрудники офиса заказали не тот измерительный прибор, его показания вызвали задержку отгрузки товара. Чтобы заменить прибор, потребовалось время и незапланированные расходы.
2. Ожидание. Часто бывает, что «семеро ждут одного» из-за недостатка информации или каких-то недоделок, которые могут быть легко устранены.
Конструкторы не могли решить, какой прототип пустить в производство. Из-за этого отдел маркетинга задержал выпуск рекламной брошюры, не понимая, какое изображение детали использовать. Хотя по факту оказалось, что все прототипы на фото выглядят одинаково, следовательно, простой был вызван недостатком информации.
3. Движения и перемещения, которые не добавляют ценности продукту.
Для работы с документами и получения информации от коллег менеджер, отвечающий за выполнение заказов, совершал за день 56 перемещений. Но только восемь из них были действительно нужны, остальные 48 перемещений, при которых менеджер проходил более пяти километров по офисным коридорам, оказались потерей времени (около двух часов).