4. Излишняя обработка – работы или усилия, которые не нужны потребителю.
Для отчета изготавливают переплет и специальный титульный лист. Но для хранения в шкафу отчет из переплета извлекают.
5. Простой оборудования – выход из строя и ухудшение состояния оборудования из-за плохого обслуживания и планирования.
Сразу пять сотрудников отдела обслуживания клиентов пользовались одним принтером. Мало того что к принтеру постоянно стояла очередь, такое интенсивное использование вызывало частые поломки.
6. Излишние запасы – неиспользуемые материалы, инструменты, оборудование, книги и другие предметы, которые занимают место.
95 % документации, которую сохраняют в компании, бесполезны для нее. А значит, и 95 % площадей, папок, шкафов и времени, которое тратится на обслуживание этих бумаг, – потеря денег.
7. Проверки. Если обязанности выполняются правильно, проверки не нужны. Проверки вызваны страхом перед ошибками, но не предотвращают их, а лишь выявляют дефекты, которые уже возникли. Проверки требуют усилий и времени тех, кто составляет отчеты, и тех, кто их читает. При этом все дефекты возникают из-за ошибок, но не все ошибки приводят к дефектам.
Заказчику было отгружено 40 не тех деталей. Причиной стало то, что сотрудница отдела снабжения покупателя, заказывая детали, перепутала номера в каталоге. Эту ошибку она совершала постоянно, просто обычно ее исправлял представитель службы по работе с клиентами. Но в тот раз он был болен, а сотрудник, который его заменял, не заметил ошибки.
Шаг 1. Вовлечь руководство
Сроки: минимум день, максимум неделя.
Цель: чтобы руководство выделило время и ресурсы и поддерживало жизнеспособность проекта в дальнейшем.
Задачи:
▶ Выбрать лидера проекта.
▶ Подготовить предложение по проекту 5S для офиса.
▶ Получить одобрение руководства на предложение.
▶ Заполнить контрольный лист согласия членов руководства.
▶ При необходимости внести изменения.
Роль руководства. Помимо того что без руководства не будет ресурсов, проекту по внедрению системы 5S нужна всеобщая поддержка. А эта поддержка начинается с высшего руководства. Недостаточно, если оно участвует только в запуске проекта, а затем вовсе не уделяет ему внимания. Никто не будет тратить свои время и энергию на дело, в котором не заинтересовано руководство.