• ведет протоколы заседаний комитета, их рассылку и хранение;
• готовит план-график работы комитета.
2.1.2.13. Руководитель проектного офиса по решению руководителя портфеля может обеспечить выполнение своей роли в КСУП в составе Комитета по управлению портфелем через:
• методологическое сопровождение процесса принятия решений по портфелю проектов (критерии отбора проектов, сценарный, причинно-следственный анализ и прочее);
• модерирование процесса принятия решений;
• обучение участников комитета своей роли.
Успешность выполнения данной задачи также зависит от уровня компетенций руководителя проектного офиса.
Офис управления портфелем проектов (проектный офис)
2.1.2.14. Проектный офис организации выполняет следующие функции:
• Методологическое обеспечение КСУП:
• разработка локальных нормативных документов, регламентирующих проектную деятельность в организации;
• организация проведения аудита зрелости КСУП;
• организация разработки технологий КСУП (система мотивации, средства автоматизации, модели организации участников проектной деятельности, программы развития персонала, профили компетенций и прочее) и их внедрения с участием компетентных функциональных блоков организации;
• типизация проектов, стандартизация процессов управления проектами в организации, интеграция с процессами операционной деятельности организации на базе ЛНД, средств автоматизации, продуктов деятельности функциональных блоков (сводный план закупок организации, стратегия развития организации, бизнес-план организации, бюджет организации и прочее);
• организация сертификации КСУП и/или участников КСУП в системе международной (национальной) сертификации.
• Обучение:
• тренинг, коучинг, наставничество команд проектов;
• обучение кадрового резерва.
• Администрирование проектов:
• методологическое сопровождение проектов;
• организация коммуникаций участников проектов (внутренних и внешних);
• документационное обеспечение проектов, ведение архива;
• информационная поддержка участников проектов;
• сбор статусов проектов, контроль поручений;
• мониторинг проектов в интересах заказчиков КСУП.
• Планирование проектов:
• календарно-сетевое и ресурсное планирование;
• планирование бюджета проекта.
• Планирование портфеля проектов:
• структура портфеля;
• ресурсы портфеля;
• бюджет портфеля проектов;