Личное дело работника - страница 5

Когда первые документы о приеме помещены в личное дело работника, в начало папки прикрепляется внутренняя опись. Этот учетный документ специалист по кадрам будет заполнять на протяжении всей трудовой деятельности и вплоть до увольнения работника, а первые сведения в описи – данные документов, сформированных при приеме работника.

Благодаря внутренней описи поиск нужных бумаг в деле становится намного быстрее и удобнее. Также эта опись необходима при передаче дел на архивное хранение.

Бланк можно разработать самостоятельно. Однако, проще воспользоваться формой, утвержденной Правилами 2015 (Приложение 27).

Итоговая запись заполняется после увольнения работника, а дело закрывается в делопроизводстве. Обычно к этому моменту внутренняя опись располагается на нескольких страницах, т. к. за время работы сотрудника в личном деле может скопиться большое количество документов.

Внутренняя опись личного дела – это список хронологически расположенных в личном деле документов о трудовой деятельности работника с указанием порядкового, регистрационного номера, названия этих документов, страниц, а после увольнения работника – с указанием количества документов в деле, количества листов в деле и в описи. Опись нумеруется отдельно (пример полного оформления внутренней описи в законченном личном деле см. в п. 3.3.2.3.).

Личное дело регистрируется в специальном журнале или книге учета личных дел работников.

Форма журнала для коммерческих организаций законом не установлена. Поэтому, при разработке бланка, можно воспользоваться одной из форм, предусмотренных для гос. служащих.

Записи вносятся синей, черной или фиолетовой шариковой ручкой аккуратно без помарок.

Обычно заказывают журнал с готовой картонной обложкой либо клеят распечатанный титульный лист с нужными реквизитами. Рекомендуется использовать плотную картонную обложку формата А4. На усмотрение организации реквизиты и текст в журнале может располагаться как вертикально, так и горизонтально.

Титульный лист должен содержать название организации, название журнала, крайние даты (дату начала и дату окончания ведения журнала).

Каждому личному делу присваивается регистрационный номер. После увольнения работника, номер его личного дела не передается новому сотруднику, т. е. личное дело вновь принятого сотрудника имеет свой индивидуальный номер.