Программные продукты также упрощают коммуникацию и сотрудничество внутри команды и с заинтересованными сторонами. Они обеспечивают единую платформу для обмена информацией, идей и обратной связи, что позволяет команде работать синхронно и гармонично. Использование программного обеспечения для управления проектами также обеспечивает более прозрачный и открытый процесс принятия решений, что способствует созданию доверия и понимания между участниками проекта. В результате, проекты становятся более успешными и достигают своих целей в срок и в рамках бюджета.
При выборе программных продуктов для управления проектами, прежде всего, необходимо учитывать ПО, которое уже применяется в организациях, где работают руководители проектов, или тех, которые определены заказчиками. Это обеспечит более гладкую интеграцию с существующими системами, сократит время на обучение и адаптацию к новому инструменту, а также упростит взаимодействие с коллегами и партнерами, которые также используют эти программные продукты.
Однако, помимо этого фактора, руководителям проектов следует также обратить внимание на ряд других аспектов при выборе подходящего программного обеспечения. К таким аспектам относятся функциональность, масштабируемость, стоимость, поддержка и безопасность. Важно выбирать программное обеспечение, которое не только соответствует текущим требованиям проекта, но и способно адаптироваться к изменяющимся условиям и потребностям в будущем.
В дополнение к специализированным программным продуктам для управления проектами, руководители также могут использовать набор базовых инструментов для личной организации и планирования. Эти инструменты могут включать календари, список задач, памятки и др. Рассмотрим несколько примеров программных продуктов от разных производителей, которые могут быть полезными для руководителей проектов:
Microsoft:
Microsoft Outlook: электронная почта, календарь и список задач;
Microsoft OneNote: запись заметок и планирование;
Microsoft To Do: управление задачами и делами.
Google:
Gmail: электронная почта;
Google Calendar: календарь и планирование событий;
Google Keep: заметки и напоминания;
Google Tasks: список задач и управление ими.
Atlassian (Jira):
Jira Core: управление проектами и задачами;
Jira Software: планирование и отслеживание разработки программного обеспечения;