• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы;
• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;
• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.
– Оперативная подготовка:
• сбор материалов;
• отбор и систематизация материалов;
• обдумывание и компоновка материалов;
• рабочий план;
• разработка основной части беседы;
• начало и окончание беседы.
– Редактирование:
• контроль (т.е. проверка проделанной работы);
• придание беседе завершенной формы.
– Тренировка:
• мысленная репетиция;
• устная репетиция;
• репетиция беседы в форме диалога с собеседником.
Внимание.
Планирование важных деловых бесед включает:
а) стратегический план – пути и программу действий по достижению целей;
б) тактический план – перечень способов поэтапного достижения целей;
в) план информации и сбора материалов;
г) план систематизации и отбора рабочих материалов – определение организации собранного материала и критерии его отбора;
д) план изложения по времени – определяет рамки рабочего плана;
е) рабочий план – устанавливает структуру беседы в целом с учетом имеющегося времени;
ж) план приспособления к собеседникам и обстановке – учитывает потенциальные требования и намерения наших «оппонентов» а также особенности обстановки, в которой будет проходить беседа;
з) план тренировки.
3.2 Методы и приемы проведения деловой беседы
Структура деловой беседы состоит из пяти основных фраз:
– Начало беседы.
– Передача информации.
– Аргументирование.
– Опровержение доводов собеседника.
– Принятие решений.
3.2.1 Продуктивные и непродуктивные методы и приемы начала беседы
Задачи начала беседы:
• установление контакта с собеседником;
• создание приятной атмосферы для беседы;
• привлечение внимания;
• побуждение интереса к беседе;
• «перехват» инициативы.
Внимание.
Правильное начало беседы предполагает: точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов.
При завершении беседы порядок действий должен быть обратный: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.
При налаживании личного контакта с собеседником следует обратить особое внимание на корректность ваших взаимоотношений с ним: