Четыре главных группы показателей у процессов, по которым проводится оптимизация:
• время (длительность и своевременность выполнения, очереди);
• качество, операционные риски и операционная надёжность;
• результативность и эффективность;
• стоимость (расходы, издержки).
7. Анализ причин проблемных показателей и выбор методов оптимизации
Для многих проблемных показателей процессов есть готовые типовые карты анализа причин и карты решений (наборы планов и рекомендаций) в источнике [1]. Они разрабатываются в нотации (графическом формате) Cause and Effect Diagram.
Для каждого проблемного показателя применяются только подходящие ему и ориентированные именно на него методы оптимизации. Например, для расчёта и снижения себестоимости процесса применяется метод функционально-стоимостного анализа (ФСА), а для расчёта (идентификации) и снижения операционных рисков процесса применяются методы риск-менеджмента.
Схема с отображением 25 самых известных методов анализа и оптимизации процессов приведена на Рис. 2.4, а алгоритмы их реализации в следующей главе.
8. Реализация (проработка) методов анализа и оптимизации процесса
На входе данной задачи: документация и модели выбранного процесса, описания методов оптимизации и инструкции, типовые модели процесса (успешные практики) – источник [5]. Один из лучших и универсальных методов оптимизации процессов – это бенчмаркинг, т. е. применение готовых успешных практик (типовых примеров и решений), которые уже многократно апробированы в других организациях отрасли.
На выходе данной задачи: новые версии моделей процесса (2.0, 3.0 и т. д.), отчёты о реализации методов оптимизации. Многие методы имеют высокую научную составляющую и могут быть сложными для некоторых сотрудников, поэтому в начале проекта рекомендуется провести профессиональное обучение для всех процессных рабочих групп с выполнением тренировочных практических заданий (кейсов).
9. Тестирование изменённого процесса и технологий (пилот)
10. Анализ влияния изменения процесса на корпоративную архитектуру
11. Доработка процесса
Задачи № 9, 10, 11 выполняются параллельно.
Тестирование и пилотная эксплуатация изменённого процесса и связанных с ним технологий является обязательной и важнейшей задачей. По результатам заполняется отчёт о возможности внедрения.