Сначала описывается текущее состояние, проблема и необходимый и достаточный план действий для ее решения. При описании ситуации или вопроса желательно сначала увидеть общую картину, а затем уже перейти к деталям.
Что вы можете включить в это заключение? Все, что вам потребуется для решения задачи, которую вы себе поставили. Возможно, это будет анализ внутренних и внешних обстоятельств или изучение изменений, таких как изменение рынка, спроса, товаров, появление новых ресурсов, которые ранее были недоступны, изменение финансирования. То есть, проще говоря, все, что может повлиять на ваше решение.
«Какое-то аналитическое заключение, о чем это он? Для чего оно нужно? Почему он мне это рассказывает? Может, взять и убежать? – мысленно недоумевал я.
«Надо написать маме сообщение, чтобы перезвонила через десять минут, а я потом, сославшись на важный разговор, по-тихому уйду» – продолжал я активно разговаривать сам с собой, пока Ваня пытался мне что-то объяснить.
Мне безумно хотелось вскочить и сбежать в неизвестном направлении, но я так и продолжал сидеть на своем стуле.
– Ты сказал, что вся информация должна быть изложена в аналитическом заключении. Какой смысл в нем? Для его подготовки требуется слишком много времени. Нельзя просто, допустим, от руки набросать план действий, и все? А остальное держать в голове?
«Неужели это все я спрашиваю. Сейчас бы подушку. Как же спать-то хочется».
– Нельзя, – безапелляционно заявил мой мудрый собеседник. – При написании и прочтении заключения проще анализировать информацию, сопоставлять факты и проводить сравнительную оценку деятельности организации. Так вы будете понимать, в каком состоянии находится ваша компания.
Для лучшего понимания проблемы и ее причины можно использовать графики, таблицы, диаграммы и так далее. Когда наглядно показана информация, проще понять причину проблемы. И потом, вы не можете держать в уме все цифры или большое количество данных.
Если у вас в таблице указаны данные за этот месяц, за прошлый и позапрошлый, что вы станете делать, когда ее увидите?
– Сравнивать цифры и смотреть, в какую сторону идут изменения. Или уменьшаются, или увеличиваются, – в институте мы делали сравнительные анализы, поэтому не возникало трудности в ответе.
– Правильно. Это первое, что приходит на ум. Дальше представьте, что произошло уменьшение продаж. Что интересует?