Выбрать ПО. В этом помогают технические специалисты или внешние подрядчики по внедрению. Они предлагают и разрабатывают программы, показывают и тестируют их функционал, особенности и совместимость с текущей технической базой предприятия.
Настроить ПО. Этот этап включает в себя регистрацию данных компании, интеграцию с другими системами, программами и сервисами.
Обучить персонал.
Чтобы автоматизация была эффективной, необходимо обучить сотрудников работе с новой системой. Например, совместно с техническими специалистами можно организовать семинар, лекцию для бухгалтеров. При этом важно обеспечить постоянный и быстрый доступ к технической поддержке в случае возникновения проблем у сотрудников во время тестового периода.
Проводить мониторинг: регулярное отслеживание эффективности, поддержание системы в актуальном состоянии с помощью обновлений и модернизации, контроль за точностью и полнотой вносимых данных.
Какие трудности могут возникнуть?
Интеграция системы в существующие процессы предприятия. Из-за ограниченного исследования рынка или недопонимания собственных потребностей компании могут выбрать ПО, которое не подходит их специфике бизнеса. К сожалению, руководители нередко пренебрегают планированием перед внедрением нового IT-решения. А это один из важнейших этапов. Четко определив задачи, которые должно выполнять ПО, можно делегировать выбор конкретных инструментов и их настройку техническим специалистам.
Отсутствие обучения сотрудников. При внедрении нового ПО выделить достаточно времени на обучение персонала работе с ним бывает сложно. Но сделать это важно, так как недостаток информации приведет к сбоям в программе, ошибкам, потере времени на исправление ситуации и помощь технической поддержки.
Сопротивление персонала нововведениям. Бухгалтеры боятся остаться без работы. Они опасаются, что из-за быстрых автоматизированных систем их труд потеряет актуальность для компании. На самом деле новшество – это только повод расширить компетенции, научиться эффективно использовать в своей работе систему, которая станет при умелом подходе надежным помощником. Ни одно ПО не сможет функционировать без грамотного специалиста, который настраивает процессы, актуализирует данные и следит, чтобы все работало так, как нужно. Как правило, специалисты, которые с технологиями «на ты», еще больше ценятся в компании, их боятся потерять, их поощряют материально и морально.