Что стоит автоматизировать в первую очередь?
Автоматизировать можно практически весь процесс бухгалтерского учета, включая начисление зарплат, управление налоговыми обязательствами, ведение документооборота, составление отчетности и многое другое. Чаще всего компании внедряют автоматизацию для решения следующих задач:
– Централизованный учет данных в виде структурированных баз, графиков, таблиц и т. д.;
– Заполнение документации: платежных поручений, отчетов и т. п.;
– Автоматический анализ данных;
– Ускоренный документооборот с контрагентами и госорганами;
– Экономия времени и расходов на бумагу;
– Быстрый доступ к любым данным о финансах и налогах компании.
Рассмотрим подробнее, что получает бизнес от автоматизации бизнес-процессов, прямо или косвенно связанных с работой бухгалтерии:
Бухгалтерский и налоговый учет. Системы могут создавать документы, налоговые отчеты и квитанции на основе уже полученных или введенных данных. С помощью ПО можно проверить правильность начисления налогов, отраженной информации, увидеть задолженности при их наличии и отправить документы в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы.
Электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет хранить документы, обмениваться ими, подписывать их электронной подписью. Все данные автоматически вносятся в цифровую бухгалтерию. В программе хранятся актуальные формы, бланки, шаблоны договоров. Кроме того, ПО может проверить, корректно ли заполнены эти документы.
Кадровый учет. Предприятие может вести учет заработной платы, страховых и иных выплат на каждого сотрудника. В некоторых компаниях создают электронный журнал, который хранит профили каждого сотрудника.
Интеграция с банками. В единую систему можно автоматически добавлять выписки из банков и отправлять платежные документы.
Основные шаги по внедрению ПО для учета
Автоматизация – это поэтапный процесс. Рассмотрим основные шаги, которые помогут успешно автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет в компании.
Подготовка: навести порядок в финансах и отчетности. Перед тем как начать автоматизацию, важно убедиться, что все финансовые записи корректны. Лучше всего провести аудит текущих процессов. Необходимо заранее устранить ошибки, удалить неактуальную или устаревшую информацию.
Разработать план автоматизации. Определить цели и установить, какие функции должно включать ПО для удовлетворения потребностей компании, а также назначить ответственных лиц.