Принятие решения: на основании проведенного анализа принимается решение о сотрудничестве с контрагентом или о необходимости дополнительной проверки либо отказа от сотрудничества.
Документирование и отчетность: результаты проверки должны быть документированы в виде отчетов, которые включают в себя все собранные данные, проведенный анализ и принятое решение. Это важно, как для внутреннего учета, так и для возможного предоставления данных в случае аудита или судебного разбирательства.
7.4. Практические рекомендации
Используйте специализированные инструменты: существуют специальные программы и сервисы, которые позволяют автоматизировать процесс проверки контрагентов. Например, инструменты, такие как СПАРК, Контур. Фокус и другие, помогают быстро собрать и проанализировать информацию.
Разработайте стандарты проверки: чтобы процесс проверки был единообразным и эффективным, важно разработать внутренние стандарты и регламенты, определяющие порядок проверки и критерии оценки контрагентов.
Регулярное обновление информации: важно не только проверять контрагентов на этапе начала сотрудничества, но и регулярно обновлять информацию о них в процессе работы. Это поможет своевременно выявить изменения в деятельности контрагента и избежать возможных рисков.
Проведение внутреннего обучения: сотрудники, занимающиеся проверкой контрагентов, должны регулярно проходить обучение и повышать квалификацию. Это поможет им быть в курсе последних изменений в законодательстве и новых методов проверки.
Кейс 1: Недобросовестный поставщик – Компания заключила договор с поставщиком, не проведя должной проверки. Через несколько месяцев поставщик начал задерживать поставки, а затем и вовсе прекратил их. В процессе выяснилось, что у поставщика были серьезные финансовые проблемы, о которых можно было узнать из открытых источников. Это привело к значительным убыткам для компании, которые можно было бы избежать, проведя предварительную проверку.
Кейс 2: Риск сотрудничества с недобросовестным клиентом – крупная производственная компания планировала заключить договор с новым клиентом. Проведя проверку контрагента, сотрудники службы безопасности обнаружили, что компания-клиент ранее участвовала в судебных разбирательствах, связанных с мошенничеством и невыполнением обязательств. На основании этой информации было принято решение отказаться от заключения договора.