Рисунок 1
Руководители компаний считают, что наиболее приоритетные сейчас задачи – это оптимизация бизнес-процессов (50 % от числа опрошенных) и автоматизация (32 % от числа опрошенных). Это два направления, о которых мы с вами будем говорить в этой книге. Раскрывая любую тему в управлении финансами, я всегда буду рассказать, как эти процессы можно оптимизировать и автоматизировать.
А почему оптимизация бизнес-процессов так важна для руководителей? Даже важнее, чем автоматизация (и я это поддерживаю). Потому что, если мы приступаем к автоматизации не изменяя, бизнес-процессы, то такой проект честнее будет назвать автоматизацией с маленькой буквы или даже механизацией. Это когда те процессы, которые были в компании, просто переложили в новую информационную систему. Если раньше сотрудники носили бумаги из одной комнаты в другую, теперь это за них делает информационная система, ведь маршруты следования документов, сама организация процессов не изменилась.
Мой подход: прежде чем приступать к автоматизации, я всегда рисую карты бизнес-процессов и нахожу варианты их оптимизации. Делал я это и в ИНСТИТУТЕ МИРБИС параллельно с постановкой информационных систем, и на других проектах. Такой подход можно назвать Автоматизацией с большой буквы или Цифровизацией – когда вы меняете бизнес-процессы, организационную структуру, потоки движения документов одновременно с внедрением информационной системы.
Какие цели кроме Цифровизации мы преследуем, описывая и оптимизируя бизнес-процессы? Мы таким образом снижаем транзакционные издержки процессов, причем нет цели избавиться от персонала, труд которого теперь автоматизирован. Мы используем высвобожденных сотрудников для других, более интеллектуальных задач.
Для меня важно следовать регулярному менеджменту, даже оптимизацию бизнес-процессов я провожу на регулярной основе. Например, в Институте МИРБИС каждую среду в 16 часов мы (руководители и линейные менеджеры) собирались и обсуждали новые процессы и динамику развития. Обсуждали, например, процесс расчетов с преподавателями, жизненный цикл студента. Это несколько похоже на кружки качества в японской системе управления Кайдзен, которая, кстати, утверждает, что систематически добиваться положительных результатов можно только с качественными процессами – хороший продукт может быть создан только хорошим процессом.