Эффективное управление деньгами - страница 4

А какие результаты у финансовых процессов? Отчеты и документы.

Рисунок 2

Так красиво может выглядеть номенклатура дел и в вашей финансовой службе. И хотя мы все больше заменяем бумажные документы электронными, необходимость понятной номенклатуры дел и сейчас сохраняется.

И когда документооборот будет полностью электронным, всё равно электронный документ нужно хранить в электронных архивах, поэтому для меня номенклатура дел – это всегда показатель культуры финансовой службы.

И раз уж говорим о фотографии, здесь цвета сделаны не ради красоты. Каждый цвет папки обозначает определенный раздел номенклатуры дел. И дело не только в красоте, а в том, чтобы облегчить поиск документов и предотвратить дублирование документов. То есть создать единую / общую номенклатуру дел, которыми пользуется не только бухгалтерия, но и служба закупок, и служба продаж. Как часто происходит? Заключил менеджер по снабжению договор с поставщиком, обязательно себе копию положит, обязательно сделает копии всех первичных документов. В компаниях, где я работал финансовым директором, было разрешено хранить первичные документы только в номенклатуре дел и запрещено снимать личные копии с документов.

Номенклатура дел доступна и финансовой службе, и другим подразделениям – пожалуйста, пользуйтесь единой номенклатурой дел, не надо делать себе лишние копии. Это правило распространяется и на электронный архив. Должно быть единое электронное хранилище документов, с понятной всем сотрудникам структурой и настроенными правами доступа.

В этой книге я рассматриваю управление деньгами в трех аспектах:

Рисунок 3

Финансовый директор должен обладать всеми тремя компетенциями. Да, в первую очередь он должен уметь управлять финансами, но, кроме этого, владеть технологиями менеджмента и лидерства, обладать навыками автоматизации. И эта книга, в каждой своей главе, будет опираться на три составляющие: управление финансами, цифровизация и регулярный менеджмент.

Рассказывая об управлении финансами, я буду говорить с вами о финансах в порядке убывания приоритетов. Как вы знаете, баланс по российским стандартам строится, начиная с первого счета – с основных средств. А баланс по международным стандартам (МСФО) строится, начиная с самых ликвидных статей, с денежных средств. И зачастую в проектах автоматизации подход российских внедренцев такой: начать автоматизацию с первого счета, с основных средств. Если же следовать логике построения баланса по МСФО, то начинать автоматизацию нужно с самой ликвидной части, с денежных средств. И в этой книге я буду рассказывать про управление финансами следуя за приоритетами: с чего важно начать, а что можно сделать во вторую очередь.