Вернемся к Заявке. Еще одно интересное поле – и это уже про бюджетирование – Сумма по плану. Кассовый план (бюджет движения денежных средств) у нас составляется на полугодие, потому что мы привязаны к обучению по семестрам, у нас такт полугодие. Сумма по плану – это бюджет по статье 267122, сумма бюджета – 1 950 000 рублей на полгода. Уже потратили до текущего платежа – 2 661 079 рублей, то есть по этой строке бюджета уже перерасход 711 079. А когда этот платёж проведем перерасход составит 1 006 079 рублей.
Когда такой документ на оплату приносят казначею или финансовому директору, они, конечно, начнут разбираться в причинах перерасхода бюджета. Менеджер, который оформляет такую Заявку, проставляет «галочку» в поле сверх (вне) кассового плана и в графе Объяснение объясняет перерасход.
Обратите внимание на два поля: оплата по графику, оплата вне графика. В компаниях, в которых я работал финансовым директором, или настраивал управление финансами, все платежи были привязаны к платёжным дням. Например, все инфраструктурные платежи оплачиваются по средам. Вот применение регулярного менеджмента в казначействе. Если возникает срочный платёж вне графика – нужно провести платёж в четверг, иначе электричество отключат, – то менеджер ставит “галочку” в поле Вне графика и заполняет графу Объяснение. Но просто слова что если срочно не заплатим, то отключат электричество, меня не устраивают. Мне нужно объяснение, почему об этом стало известно только сейчас, а не заранее, и что нужно сделать в будущем, чтобы такую ситуацию предотвратить.
Рассмотрим, кто подписывает Заявку. Во-первых, инициатор платежа, он же распорядитель бюджетной линии, менеджер-распорядитель. Мы с вами, когда будем говорить про бюджетирование, поговорим об этой роли подробнее. Но хочу обратить ваше внимание, что именно инициатор платежа должен оформлять в информационной системе заявку. Да, менеджер должен разбираться в бюджете и знать, что такое дебиторская и кредиторская задолженность. Иначе им нельзя доверить расходование денег. Мы же говорим, что бюджетирование – это определённое делегирование финансовой ответственности, финансовых полномочий. Человеку, который не знает, что такое остаток бюджета, мы не можем доверить распоряжаться деньгами.
Руководитель подразделения – это непосредственный начальник менеджера. В данном примере Заявки это руководитель инфраструктурной службы.