Создать условия, в которых команда сможет свободно и эффективно взаимодействовать.
Подготовка – это не просто сбор материалов. Это глубокая проработка ожиданий, структуры и целей, которые позволят достичь значимых результатов.
Шаги подготовки
1. Определите задачи сессии
Чёткая цель задаёт направление всей сессии. Для этого:
Сформулируйте основные задачи:
Что вы хотите получить по итогам сессии? Например: улучшение взаимодействия в команде, поиск решения для конкретной проблемы, планирование задач на квартал.
Пример цели: «Разработать пошаговый план по повышению эффективности работы отдела продаж».
Сфокусируйтесь на приоритетах:
Избегайте слишком широких тем. Лучше ограничиться 1–3 конкретными задачами, которые можно решить за 2 часа.
Обозначьте критерии успеха:
Например: «Принято 3 конкретных решения по улучшению коммуникации», «Разработан план на 3 месяца с указанием ответственных лиц».
2. Составьте список участников
Выбор участников – важный элемент подготовки. От этого зависит качество обсуждения и выработанных решений.
Определите ключевых участников:
Кто должен быть на сессии, чтобы она прошла эффективно? Это могут быть:
Руководители отделов.
Ключевые специалисты.
Сотрудники, непосредственно вовлечённые в обсуждаемые процессы.
Ограничьте количество участников:
Оптимальное число участников – 5–10 человек. Это обеспечивает баланс между разнообразием мнений и управляемостью дискуссии.
Назначьте модератора:
Если вы сами не будете вести сессию, выберите человека, который сможет структурировать процесс обсуждения и следить за таймингом.
3. Подготовьте материалы
Качественные материалы помогают участникам сессии быстрее включиться в процесс и работать продуктивно.
Раздаточные материалы:
Краткая информация о текущей ситуации (показатели, результаты, проблемы).
Материалы для анализа (например, SWOT-матрица, список вопросов для обсуждения).
Презентация:
Если вы используете визуальные материалы, убедитесь, что они просты и понятны.
Структурируйте презентацию по этапам сессии, чтобы все участники понимали ход обсуждения.
Доска или электронные инструменты:
Для оффлайн-сессий: подготовьте маркеры, стикеры и флипчарт.
Для онлайн-сессий: используйте цифровые платформы, такие как Битрикс24, Planfix или RealtimeBoard (аналог Miro). Убедитесь, что участники знакомы с инструментом.