Вот пример структуры делового письма на английском языке.
Пример структуры делового электронного письма на английскомязыке
Тема: Краткое и информативное описание темы письма.
Приветствие:
Dear [Recipient’s Name],
Введение:
Begin by introducing yourself and your company, if necessary. State the purpose of the email and express gratitude for the recipient’s attention.
Тело письма:
Main Point 1: Explain the first key point in detail. Provide any necessary context or background information.
Example: We are writing to inquire about your company’s services for [specific service/product].
Main Point 2: Discuss the second main point. Include any relevant details or questions.
Example: We would also like to discuss potential collaboration opportunities and how your services can benefit our team.
Дополнительная информация: Provide any additional information that supports your main points.
Example: Please find attached our latest brochure and case studies for your reference.
Завершение:
Express gratitude for the recipient’s time and consideration, and request a response or further action.
Прощание:
Thank you for your attention to this matter. We look forward to hearing from you soon.
Подпись:
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]
Как быстро нужно отвечать на электронное письмо?
Согласитесь, всегда приятно получать ответ быстро, а не ждать его часами или днями?
В международном бизнесе сложилось негласное правило – стараться отвечать в течение рабочего дня. Если есть разница в часовом поясе – тогда в течение 24 часов.
Наиболее ожидаемая реакция на письмо – ответ в течение часа. Но, конечно, скорость зависит от специфики бизнеса и самого ответа. Это могут быть срочные запросы или автоматизированные ответы, тогда реакция будет быстрее обычного.
Помните, что скорость не значит качество. Главное внимание должно быть уделено содержанию письма, а не скорости ответа.
Что делать если ваш собеседник не отвечает, дело простаивает? Тогда стоит напомнить ему, ответив на свое же письмо.
Во-первых, не переходите сразу к напоминаниям. Спросите, как у партнера дела, как складывается его бизнес, упомяните погоду, если нужно, но что-нибудь отвлеченное сначала, то есть пресловутый Small talk.
Во-вторых, напомните ему о вашей предыдущей переписке. В одной строке напомните ему о своем предыдущем письме.