Очень важным элементом при формулировке задачи является определение ресурсов, которые понадобятся для ее выполнения. Нужно указать, какие именно ресурсы (информация, инструменты, доступы и т.д.) необходимы для выполнения задачи, и какие из них доступны исполнителю. Это позволяет избежать ситуации, когда сотрудник приступает к задаче, но не имеет в распоряжении всех необходимых материалов или данных. Если ресурс не предоставлен сразу, может возникнуть необходимость дополнительных задержек для получения недостающей информации или инструментов, что в свою очередь замедляет выполнение задачи.
Кроме того, важно обеспечить исполнителя достаточной обратной связью. Далеко не всегда задача будет выполнена с первого раза без необходимости внесения корректив. Поэтому, формулируя задачу, следует сразу предусмотреть возможность обратной связи, регулярных проверок и уточнений. Укажите, когда и каким образом вы хотите получать промежуточные отчеты о ходе выполнения задачи. Это поможет вам на ранних этапах выявить возможные проблемы и оперативно внести корректировки, если потребуется.
Задача должна быть не только ясной, но и мотивирующей. Важно не забывать, что сотрудники, как и любой другой человек, реагируют на задачи по-разному. Мотивация исполнителя является немаловажным аспектом в процессе делегирования. Когда задача сформулирована таким образом, что она вызывает интерес и вовлеченность сотрудника, вероятность успешного ее выполнения возрастает многократно. Хорошо сформулированная задача должна вдохновлять исполнителя на достижение цели, побуждать его к активному действию, а не быть для него очередным обременением.
Не менее важным аспектом является мотивация сотрудника в контексте поставленной задачи. Чем конкретнее и интереснее будет задача, тем легче человеку будет работать над ней. Важно понимать, что мотивация влияет на результат, и если задача будет сформулирована скучно или неинтересно, сотрудник может не вложить в нее нужное количество усилий.
Также необходимо учитывать, что задача должна быть конкретно связана с результатами, которые ожидаются от выполнения. Это значит, что формулировка должна быть ориентирована на результат. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нужно улучшить процесс», следует сформулировать задачу так: «Нужно уменьшить время на выполнение этой задачи на 20% в течение месяца». Конкретные и измеримые цели всегда дают более четкое представление о том, что от вас требуется и к чему нужно стремиться.