Не всегда бюджета компании хватает, чтобы появилась возможность выделить специальное помещение для проведения переговоров. В таком случае имеет смысл воспользоваться помощью офисных перегородок из современных материалов. Таким образом на сравнительно малой площади можно организовать пространство для совещаний и деловых встреч.
В пространстве для переговоров не должно быть много мебели.
Основное место на деловых мероприятиях всегда занимают переговорный стол и стулья.
К тому же, в переговорной комнате можно поставить шкафы, трибуны для выступлений. Главное – оборудовать пространство разнообразной техникой. Современные гаджеты модернизируют весь процесс делового общения, делают его более легким, удобным и наглядным и демонстрируют высокий уровень развития компании.
Обеспечьте необходимый сбор информации
Предварительный сбор информации – один из самых важных элементов подготовки к переговорам. Информацию о предстоящей встрече условно можно разделить на три основные категории:
информация о себе, то есть собственных целях, планах и ресурсах, определяющих решение поставленных задач;
информация о деловом партнере. Эта информация никогда не бывает лишней или избыточной. В нее входят личностные характеристики и описания оппонента, финансовое положение и надежность его фирмы, репутация делового партнера, особенности продукции, его основные деловые контакты и т. п.;
информация об окружающей среде и ситуации в отрасли, в которой проводятся переговоры. Необходимо понимать, какая на сегодня сложилась политическая обстановка, как выглядит ситуация на рынке, каковы условия работы средств и способов доставки, вступили ли в силу новые законы и положения, регламентирующие работу в отрасли, изучить изменения в налоговом и таможенном законодательстве.
Абсолютно ясно, что итоги даже самых перспективных переговоров могут оказаться просто плачевными, если у вас полностью отсутствует информация о таких важных факторах, как ценообразование, региональные законы, местных условиях производства и доставки. Кроме того, есть еще множество факторов, определяющих условия и особенности конкретной деятельности.
Информация о деловых партнерах имеет самое большое значение и оказывает существенное влияние на результаты переговоров. Это аксиома.
Поэтому очень важно узнать по возможности максимум информации о людях, с которыми вам предстоит вступить в переговоры.