Предисловие.
В самом начале своей трудовой жизни мне посчастливилось работать с грамотными руководителями, которые посеяли зерно умного взаимодействия. Вопросы, которые рассматриваются в этой книге, неоднократно проверены на практике, работают как часы.
Идея написания этой книги возникла после неоднократных наблюдений ошибок в выстраивании отношений Босс и Секретарь. Своим друзьям бизнесменам пыталась объяснять на пальцах, как хорошо и как надо работать с секретарём.
Кто услышал, тот благодарен. Это краткое руководство к действию принесёт вам хорошие результаты. Оно не представляет из себя занудную книжку по делопроизводству, наоборот, делопроизводство показано как естественная часть жизни руководителя. Такая книга будет полезным подарком и руководителям, и секретарям, и менеджерам.
Все действия, описанные в этой книге, были неоднократно использованы в работе с руководителями различных уровней, результатом довольны все участники процесса.
Советы этой книги помогут не только руководителям и их секретарям, они будут полезны и для самоорганизации, чёткого планирования своих действий.
Делегирование и доверие – вот основа успеха во взаимодействии Босс и Секретарь.
Глава 1. Секретарь
Подбор кандидата.
Слово «секретарь» произошло от выражения «хранить секреты». На тайной королевской службе всегда был человек, который имел посвящение во все личные тайны главы государства.
Секретарь (лат. secretarius от secreto «отдельно, особо, тайно») – профессия, должность или звание, чин;
Личный секретарь – лицо, ведущее записи под диктовку, а также ведущее личную и деловую переписку другого лица;
Секретарь-референт – вспомогательная офисная должность; профессия организации делопроизводства.
Босс – хозяин или глава предприятия. Происходит от англ. boss – «хозяин, шеф, шишка», которое, в свою очередь произошло из нидерл. baas – «хозяин».
В англоязычных странах клерк – это служащий (конторщик, офисный работник, «белый воротничок»). В изначальном и более узком смысле – писец; служащий, исполняющий письменные работы.
До первой мировой секретарей имели практически все слои общества. Аристократам секретарь вёл переписку, контролировал порядок в документах и график присутствия на приёмах. У «деловых» секретари именовались клерками и полностью контролировали все письменные работы. Должность секретаря или клерка была очень престижной, на неё нанимали предпочтительно мужчин. Затем, начиная с первой мировой войны, постепенно должность секретаря стала практически женской, так как сказывалась нехватка мужчин.
