В настоящее время должность секретаря имеет многочисленные названия, которые отражают нюансы обязанностей:
Машинистка;
Стенографистка;
Секретарь;
Офис-менеджер;
Администратор;
Администратор по персоналу;
Секретарь бухгалтера;
Исполнительный помощник;
Личный помощник;
Бизнес-администратор.
Работа руководителя и секретаря имеет общие задачи. Их деятельность имеет фокус в одном направлении. К примеру, необходимо подготовить доклад. Руководитель этот доклад пишет или «начитывает», а секретарь печатает и корректирует.
Руководитель и секретарь взаимосвязаны. Статус руководителя во многом зависит от его секретаря, так как хороший помощник всегда может представить своего босса в выгодном свете, в то время как посредственный секретарь даже идеальному руководителю сможет подпортить репутацию.
Руководитель любого уровня имеет большую нагрузку и поэтому он старается иметь такого секретаря, который в случае необходимости полностью его заменит.
Печальная тенденция в том, что руководители не могут найти себе хорошего помощника, а секретари не могут найти себе приличное место работы.
Для слаженной и плодотворной работы между руководителем и секретарем необходимо понимание. Требуется установить рабочее партнерство, в котором цели идентичны.
Как выбрать хорошего секретаря?
Для того, чтобы выбрать себе хорошего секретаря-партнера-помощника, необходимо честно ответить себе на два вопроса:
Зачем мне он нужен?
Какие функции будут входить в его обязанности?
Часто руководитель совершает большую ошибку в применении талантов нового сотрудника. На работу нанимается высококлассный специалист, но его энергия и сверх способности не применяются по назначению. Вместо творческой совместной деятельности руководитель озадачивает работника кофейно-чайными вопросами, вследствие чего секретарь не ощущает перспектив профессионального развития и увольняется.
Чтобы не было текучки кадров, перед наймом секретаря продумайте все требования к кандидату:
Какое направление вашего бизнеса?
Необходим ли опыт работы в вашей сфере?
Какие Ваши функции в организации и обязан ли претендент обладать умением использовать эти функции?
Ваш статус? Будет ли секретарь общаться с вашим руководством?
Вы руководитель. Потребуется ли секретарю общаться с вашими подчиненными?
Раскрыть секретарю общее понимание ваших клиентов, с которыми придётся иметь дело.