3.2. Организация работы и ее результативность
Для того, чтобы цели работников были достигнуты, необходимо участие организации в процессе планирования времени. Прежде всего, каждый работник коллектива должен четко представлять круг своих обязанностей и иметь свободу принятия решений в пределах круга задач, которые он выполняет.
Большое значение имеет планирование рабочего времени для каждого сотрудника. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Планируются не только профессиональные и личные цели, но и текущая связанная с работой нагрузка, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.
Предлагаем вам наиболее важные принципы планирования времени, которые вы могли бы применять в своей работе.
1. План лучше составлять лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60 %. События, которые трудно предусмотреть, различные отвлекающие моменты, а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком, без остатка. Соответственно свое время лучше планировать следующим образом:
60 % – запланированная активность
20 % – непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)
20 % – спонтанная активность (творчество)
2. В зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно их можно определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, путем ведения листка «дневных помех». Это поможет приобрести:
● постоянное представление о расходе своего бюджета времени;
● опыт как основу для будущей потребности во времени;
● исходные позиции для совершенствования применяемой вами методики работы и распределения времени.
3. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Их можно разделить на долго-, средне– и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.
4. Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.
5. Планирование времени должно быть реалистичным – планируйте только то, что вы можете сделать реально и гибким – вы планируете, чтобы достигались ваши цели, поэтому планы могут приспосабливаться.