6. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.
7. Составляйте свои планы в письменной форме, лучше на отдельных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, кроме того, там же можно фиксировать результаты.
8. Устанавливайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Важно устанавливать и точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Обязательно четко фиксируйте для себя к какому конкретно времени вы должны завершить работу.
9. Устанавливайте приоритеты важности, точно определяйте, какому делу какого рода вы отдаете приоритеты. Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от «тирании» спешных дел. Помните, что самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают большую часть нашего драгоценного времени.
Кроме рационального распределения времени большое значение на результаты работы оказывает организация рабочего места и оформление помещения.
Каждый работник должен знать свое место, свои обязанности, знать, за что он отвечает. Очень важно, чтобы каждый сотрудник сохранил человеческую порядочность. В то же время, фирма должна защищать своих работников, создавать им нормальные условия труда, давать гарантии социальной защиты.
Показная роскошь офиса, наличие не имеющих отношения к делу дорогостоящих и захламляющих помещение атрибутов наводят на размышление о расточительстве, отсутствие хорошего вкуса и неумение рационально организовать свое рабочее место. При оформлении офиса надо учитывать, что каждый постоянно работающий в фирме сотрудник имеет собственное рабочее место, за которое он должен нести ответственность. Для правильной организации рабочего места можно воспользоваться рекомендациями, предложенными американским социологом и консультантом по менеджменту Джень Ягер:
1. Захламленный стол производит отталкивающее впечатление, т.е. рабочий стол не должен быть захламлен кучей бумаги, что производит неряшливый вид.
2. Постарайтесь не обедать за рабочим столом, во избежание порчи документов, и поэтому желательно иметь в офисе специально устроенное место, где можно пообедать.