В момент прибытия проверяющих в организацию должна начаться работа по их сопровождению и активному совместному участию в проверке.
Любой прибывший контролер обязан представиться, а если это должностное лицо, то он обязан предъявить служебное удостоверение. При этом необходимо не только внешне ознакомиться с содержанием записей в удостоверении, но и зафиксировать его содержание (снять копию удостоверения). В любом случае необходимо зафиксировать фамилии, имена, отчества прибывших, точное наименование должностей и подразделений, в которых они проходят службу, номера и даты выдачи удостоверений, сроки действия. Необходимо также выяснить у прибывших номера служебных телефонов того подразделения контролирующего органа, которое они представляют.
Другим документом, подлежащим анализу при первоначальном знакомстве с проверяющими, является решение о проведении проверки. В случае возникновения каких-либо сомнений или выявления разночтений в представленных документах нелишним будет связаться по служебным телефонам с руководителями прибывших контролеров, для того, чтобы удостовериться, что данным сотрудникам действительно поручено проведение проверки конкретного субъекта.
Контроль за ходом проверки
Во время проверки очень важно зафиксировать нарушения, допущенные контролерами. В некоторых случаях можно составить акт о нарушениях, засвидетельствовать которые должны как минимум два лица, в чьем присутствии было допущено это нарушение. Возможно также составление докладной записки. Как говорится: «Все произнесенное исчезает, все написанное остается».
Например. В ходе проверки налоговый инспектор отказался принять документы, подтверждающие право на не использованную ранее налоговую льготу или неучтенные затраты. В этом случае бухгалтер вправе составить на имя главного бухгалтера (руководителя организации) докладную и отразить в ней суть конфликта с проверяющим. Это называется «формирование доказательственной базы». После завершения проверки наличие таких докладных может послужить дополнительным аргументом в переговорах с проверяющими.
Если проверяющий открыто нарушает правовые нормы, такому лицу под роспись (а в случае отказа – с составлением соответствующего акта) может быть вручено письменное обращение, которое можно так и назвать – «требование о соблюдении законодательства». В обращении указывается: какие нормы закона нарушены и заявляется требование о соблюдении законодательства или прекращении незаконных действий (прекращении проверки и т. п.).