4. Как подготовиться к проверке
Перед приходом любого контролера нужно тщательно подготовить как документацию организации, так и ее сотрудников, особенно руководителей и ведущих специалистов, а в первую очередь работников бухгалтерии, которые потенциально могут попасть в круг лиц, непосредственно общающихся с представителями как налогового, так и любого другого вида контроля.
Для того, чтобы не допустить нежелательного распространения или использования коммерческой информации кем-то из работников организации, целесообразно определить порядок ее хранения и использования внутренним приказом (распоряжением) организации, а также назначить должностное лицо, которое будет отвечать за осуществление контроля над выполнением требований внутреннего регламента всеми работниками. Такой специалист должен хорошо представлять себе процедуру проверки, права и обязанности как проверяющих, так и должностных лиц своей организации, иметь соответствующий объем полномочий, определенных внутренним приказом. Наиболее подготовленными к подобной работе, как правило, бывают руководители юридической службы.
В целях избежания предоставления излишней, недостоверной либо непроверенной информации работников организации необходимо подробно проинструктировать по всем ключевым моментам контрольных мероприятий. Работники должны знать, что никто из них не обязан давать никакой информации без согласования с руководителем или назначенным им ответственным лицом. Никакие сведения, вытекающие из деятельности других служб, подразделений или специалистов, оценке либо освещению в рамках контрольных мероприятий не подлежат. Так, работники бухгалтерии не могут давать пояснений по документам и информации, обрабатываемым, к примеру, работниками отдела логистики или маркетинга.
Внутренний аудит документов
Одним из преобладающих методов проверки является изучение документов бухгалтерского и налогового учета, которыми располагает организация на период проверки. При этом необходимо учитывать, что проверяющими могут быть истребованы не все документы, имеющиеся в организации, и не неопределенный объем документов. Перечень истребуемых документов должен быть однозначно определен в рамках тематики проводимого контроля.
Содержание в штате каждой организации внутреннего аудитора может быть не всегда целесообразно. Вместе с тем периодическое приглашение специалистов-аудиторов оправдано всегда, особенно перед началом налоговой проверки. Такие проверки позволят выявить пробелы в оформлении документов, факты недоплаты или переплаты налогов. Так, если выявляется, например, факт недоплаты налогов, то до начала проверки есть возможность произвести корректирующие расчеты и доплатить налоги.