Перед беседой, если это, возможно, попытайтесь составить психологический портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, подумайте, как лучше с ним общаться, Попытайтесь вникнуть в его задачи и мотивы, чтобы понять его исходную позицию, логику и стратегию.
Обязательно подготовьте всю необходимую документацию. Беседа с клиентом должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами. Заранее подготовленные вспомогательные визуальные средства, несомненно, практичны, целесообразны, экономят время и усилия.
Однако, используя непосредственно во время деловой беседы карандаш и бумагу, вы можете лучше объяснить ту или иную свою мысль, благодаря этому еще больше активизировать своего собеседника и побудить его к сотворчеству. Делая простенькие наброски или письменные расчеты, вы способствуете тому, что собеседник лучше запоминает их.
Важный момент! После того, как вы завершите переговоры, у вашего собеседника должно что-то остаться на руках, напоминающее о вашем предложении.
Только представьте себе такую ситуацию: приходит менеджер по рекламе одного из издательств рекламного журнала, долго описывает преимущества размещения рекламы именно в его журнале. Клиент обещает подумать. Менеджер прощается и забирает с собой все материалы, журнал, который он демонстрировал, отвечая на недоуменный взгляд клиента, что у него все, к сожалению, в единственном экземпляре. Клиент расценит это как признак незаинтересованности и неуважения. И, скоро забудет и о журнале и о разговоре. Конечно, правило оставлять различные рекламные материалы относительно своего предложения касается менеджеров, работающих с корпоративными клиентами.
Перед встречей подумайте, как создать для беседы благоприятную атмосферу, завоевать доверие, избежать напряженности, свести к минимуму формализм и обыденность в общении, проявить симпатию, быть внимательным к собеседнику.
Подумайте о том, какие средства применить для ориентации беседы в желаемом направлении и для предотвращения возможных отклонений. Даже простая модель ориентации беседы, несмотря на то, что придуманный пример и конкретный случай почти всегда отличаются друг от друга, означает большой шаг вперед – мы подготовили технику, и нам остается лишь приспособить ее к данному случаю.