– будет ли она разбита на части;
– будет ли полностью проходить в одном помещении или потребуется перемещение в другие места;
– будут ли перерывы на кофе;
– какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;
– размечены ли разделы по степени важности (обязательно включить, включить по возможности, стоит упомянуть при наличии времени);
– размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;
– заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;
– проработан ли план презентации в поисках моментов, где интерес снижается;
– отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория должна быть вовлечена в процесс выступления;
– решено ли, кого необходимо пригласить на презентацию и в каком количестве.
Перед началом презентации необходимо проверить место для выступления на предмет оборудования, планировки, освещения, уровня шума, количества мест для слушателей, размера, звуковой системы, пространства, температуры. В этом вам могут помочь ответы на следующие вопросы:
Знакомо ли вам место, в котором будет проводиться презентация?
Регулярно ли в этом помещении проводятся презентации?
Понадобится ли вам пропуск или сопровождающий?
Знаете ли вы полный адрес того места, где будете выступать, контактные телефоны организации?
Взяли ли вы с собой текс выступления?
Находится ли необходимый реквизит в вашей сумке?
Нужен ли вам стакан воды?
Проверили ли вы уровень звука в зале?
Будет ли вас хорошо слышно?
Умеете ли вы пользоваться микрофоном?
Все ли могут вас видеть?
Есть ли в зале места, откуда плохо видно?
Работает ли оборудование?
Правильно ли оборудование расставлено?
Все ли розетки работают?
Все ли пульты дистанционного управления работают?
Накануне осмотрите помещение, где будет проходить ваша презентация. Как правило, заранее уже бывает известно, в каком помещении будет проходить презентация. Проверьте, не начался ли рядом ремонт. При выявлении неудобств постарайтесь заранее устранить их или заменить помещение.
Опытные выступающие советуют иметь при себе упаковку чистых салфеток для протирания стекол проекторов, крестовую отвертку, широкий скотч, цветные фломастеры и маркеры.
Исходя из размеров комнаты, определите собственное местонахождение во время презентации. Размер комнаты должен соответствовать предполагаемому количеству участников. При группе менее 50 человек расстояние между вами и первым рядом слушателей должен составлять от 3 до 6 м. Форма комнаты предпочтительна такая, чтобы не возникало «мертвых зон», куда не достает ваш взгляд. Место выступающего должно быть удобно расположено и красиво оформлено. Предполагаемое заполнение зала должно быть не слишком свободным, чтобы не создавалось ощущение пустоты, но и не слишком плотным, чтобы не было тесно и душно. Помещение должно иметь достаточно освещения и иметь возможность проветривания. Входы и выходы должны быть расположены так, чтобы входящие и выходящие не отвлекали аудиторию. Техника должна быть установлена таким образом, чтобы исключить возможность, что кто-то из присутствующих споткнется о провод. Звуковые колонны не должны никого оглушать, а проектор не должен загораживать экран.