Остановимся детально на каждой из них более подробно.
1. Прогнозирование и планирование.Прогнозирование предшествует планированию. Оно является исследованием будущего организации, направленное на решение его стратегических, долговременных задач. По итогам прогноза выделяются этапы плана, выясняются потенциальные ресурсы, оцениваются предполагаемые условия и среда деятельности организации, рыночная конъюнктура и т. п. Прогноз может строиться как собственных исследованиях персонала организации, так и на разработках, осуществленных специализированными учреждениями по заказу.
Функция планирования заключается в определении целей организации и действий членов организации, направленных на достижение поставленных целей.
По сути своей функция планирования определяется тремя базовыми вопросами:
1) где мы сейчас находимся?
2) куда хотим направиться?
3) каким способом мы собираемся это осуществить?
За счет планирования руководящий состав старается установить основные направления деятельности и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех сотрудников организации. Иначе говоря, планирование – это один из путей, посредством которого управленцы осуществляют единую направленность усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации представляет собой непрерывный процесс. Это объясняется двумя значительными причинами. Во-первых, хотя некоторые организации прекращают осуществление своей деятельности после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стараются продлить существование как можно дольше. Вследствие чего они заново формулируют или модифицируют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено. Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться постоянно, – это неизменная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в решениях, события могут развиваться не так, как это прогнозировалось руководством при планировании. Поэтому планы требуется время от времени пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.
2. Организация. Организовывать – означает строить определенную структуру. Имеется множество звеньев, которые нужно структурировать, чтобы организация могла осуществлять свои планы и тем самым добиваться поставленной цели. Одним из этих звеньев является работа, непосредственные задачи организации. Так как в организации работают люди, другой важной чертой функции организации является распределение конкретных заданий между членами организации из огромного количества работы в организации, включая и управление ею. Руководитель подбирает сотрудников для выполнения конкретной работы, доверяя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти сотрудники принимают на себя ответственность за удачное выполнение своих обязанностей, тем самым, соглашаясь считать себя подчиненными по отношению к руководителю.