Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно - страница 18
Перед тем, как приступить к организации и планированию телефонных переговоров, необходимо иметь более-менее реальную картину того, как часто и для каких именно переговоров вы используете телефон. Наиболее подходящий способ получения такой картины – это ведение учета телефонных переговоров в течение определенного периода времени. Этот период каждый человек может определять для себя индивидуально; в большинстве случаев оптимальный период времени, необходимый для получения более-менее объективной картины – от одной недели до месяца.
Почему имена эта периодичность является оптимальной? Потому, что в процессе выполнения служебных обязанностей большинство из нас повторяет некоторые операции, действия и т.п. именно с такой периодичностью. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах; бухгалтер составляет ежемесячный отчет; начальник отдела каждый понедельник в 10-00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу – готовить информацию к этой планерке, и т.д.
Форма учета телефонных звонков может быть самой разной – в зависимости от конкретного человека, занимаемой им должности, специфики его работы, и т.д. Однако в любом случае рекомендуется фиксировать следующую информацию о телефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка (входящий или исходящий) продолжительность разговора, кто звонил, тема разговора, периодичность звонка (т.е. как часто случается такой звонок), важность звонка (для оценки важности можно использовать пятибалльную систему) и краткий комментарий.
На рис. 2.1 показан пример формы учета телефонных звонков.
Рис. 2.1. Учет телефонных звонков
При большом количестве звонков иногда бывает целесообразно вести отдельный учет входящих и исходящих звонков.
Проанализировав информацию, полученную в результате учета телефонных звонков, следует выделить наиболее важные из них, а также определить время, в которое они обычно случаются, и их среднюю продолжительность. Затем следует выделить звонки, без которых вполне можно обойтись, и определить затраченное на них рабочее время.
Ну а дальше – на основании полученной информации необходимо принять меры к максимальному сокращению времени, затраченному на посторонние и не имеющие отношения к работе телефонные переговоры. При этом не нужно бросаться в крайности, а следует придерживаться здравого смысла. Например, для свободного мужчины ужин с офис-менеджером Олей может оказаться довольно важным и полезным мероприятием (ведь не секрет – удача в личной жизни способствует успехам на трудовом поприще!); но звонок-приглашение лучше делать не в разгар рабочего дня, а, например, в обеденный перерыв.